Od zamówienia do faktury: jak połączyć platformę e-commerce z ERP, logistyką i finansami

Stale rosnąca popularność handlu internetowego sprawia, że coraz więcej firm decyduje się na sprzedaż online.  Dla wielu przedsiębiorstw internet staje się jednym z głównych kanałów sprzedaży. W wielu przypadkach sklep online wręcz całkowicie zastępuje tradycyjny handel stacjonarny. Aby biznes online lepiej się rozwijał, wielu właścicieli decyduje się na integrację e-commerce z ERP i innymi obszarami działalności.

Większość osób zaczynających swoją przygodę ze sprzedażą online wyobraża sobie e-commerce w bardzo prosty sposób. „Wystarczy uruchomić sklep i klienci zaczną kupować” – to najczęstsze przekonanie. W rzeczywistości to jednak tylko część bardziej złożonego procesu. 

Co dzieje się po kliknięciu „kup i zapłać”? Jak to wygląda w rozbudowanych firmach, prowadzących sprzedaż wielokanałową? W jaki sposób Codarius pomaga zarządzać całym procesem realizacji zakupu? W tym artykule zdradzamy, jak wygląda zamówienie online „od kuchni”. 

E-commerce nie kończy się na „kup i zapłać” 

Na pierwszy rzut oka proces zamówienia w sklepie internetowym inicjuje klient. Wybiera produkt, dodaje go do koszyka, opłaca zamówienie i czeka na dostawę. Patrząc z tej perspektywy wydaje się, że sklep internetowy jest po prostu jednym z kolejnych etapów w procesie zakupowym klienta. W rzeczywistości wygląda to nieco inaczej. 

Konkurencja na rynku e-commerce jest ogromna. Dlatego, żeby klient znalazł się w sklepie, wpierw należy o niego zawalczyć. W szerokim ujęciu proces zamówienia zaczyna się dużo wcześniej – i to po stronie sprzedawcy. Składa się na to szereg działań – od marketingu, przez pozycjonowanie w wyszukiwarkach po optymalizację SEO. 

Dopiero gdy te działania przynoszą efekt, klient pojawia się w sklepie. Wybiera następnie produkt, dokonuje zakupu i opłaca zamówienie. Ze strony nabywcy proces zamówienia się kończy. Dla sprzedawcy to jednak początek. 

Tak naprawdę kliknięcie przycisku „kup i zapłać” to nie koniec zamówienia, a dopiero jego początek. W koszyku klienta pojawia się wtedy komunikat „Zamówienie w trakcie realizacji”. Co dokładnie się wtedy dzieje? 

Po opłaceniu zakupu, zamówienie zostaje zarejestrowane w panelu administracyjnym sklepu. System zapisuje wszystkie informacje dotyczące transakcji – dane klienta, listę produktów, sposób dostawy czy metodę płatności.  

Następnie odbywa się weryfikacja statusu płatności i aktualizacja stanów magazynowych. Jest to niezwykle ważny etap całego procesu. Brak spójności między informacją o dostępności produktów sklepie, a jego rzeczywistą ilością w magazynie, może prowadzić do niebezpiecznej sytuacji, w której sklep sprzedaje produkt, którego fizycznie nie posiada. 

Po potwierdzeniu płatności informacja o zamówieniu trafia do magazynu. Dzięki temu pracownicy odpowiedzialni za logistykę mogą skompletować zamówienie. Produkty są pakowane, przygotowywane do wysyłki i oznaczane odpowiednimi dokumentami. W tym czasie generowane są zazwyczaj także paragony i faktury, a informacje o sprzedaży trafiają do działu księgowości. 

Po przygotowaniu paczki zamówienie trafia do firmy kurierskiej, która dostarcza towar do klienta. 

W nowoczesnych systemach e-commerce większość tych procesów odbywa się automatycznie lub przy wsparciu odpowiednich integracji. Praca człowieka najczęściej ogranicza się do fizycznego kompletowania zamówienia w magazynie oraz kontroli całego procesu. 

Dlatego kluczowe w wyborze platformy e-commerce jest wybranie takiego systemu, który maksymalnie zautomatyzuje proces realizacji zamówienia, tak by nie sprawiał trudności nawet początkującym sprzedawcom. 

Platforma e-commerce jako centrum sprzedaży 

Platforma e-commerce jest centralnym elementem sprzedaży online. Obecnie trudno wyobrazić sobie firmę handlową, która prowadzi sprzedaż bez sklepu internetowego. To właśnie on staje się głównym miejscem kontaktu z klientem oraz przestrzenią, w której odbywa się cały proces zakupowy. 

To tutaj użytkownik przegląda ofertę sklepu, porównuje sklepy i ostatecznie składa zamówienia. Warto więc zadbać o odpowiednią optymalizację techniczną i graficzną sklepu. Platforma e-commerce odpowiada bowiem za kilka kluczowych funkcji: 

• Prezentację oferty produktowej, 

• Komunikację z klientem, 

• Przyjmowanie zamówień, 

• Obsługę płatności, 

• zarządzanie Zarządzanie realizacją zamówienia. 

W praktyce oznacza to, że platforma e-commerce jest systemem, który odpowiada za całość procesu zamówienia: od pozyskania klienta, przez dokonanie zakupu, po realizację. Kluczowy zatem jest odpowiedni wybór platformy, aby maksymalnie usprawnić, i zoptymalizować i zautomatyzować cały proces. 

Wybierając Codarius e-commerce automation do prowadzenia swojego sklepu internetowego cały proces realizacji zamówienia może być obsłużony bez wychodzenia z panelu administracyjnego lub w zakresie dostępnych pakietów ze swoich systemów ERP. Pozwala to właścicielom lub ich pracownikom skupić się na innych obszarach prowadzenia biznesu i skoncentrować się na rozwoju.

Panel administracyjny Codarius pełni funkcję centralnego punktu zarządzania sklepem. Dzięki temu wszystkie kluczowe czynności odbywają się w jednym miejscu. Panel jest intuicyjny i prosty w obsłudze, a wszystkim nowym klientom zapewniamy szkolenie z jego obsługi.  

Integracje z systemami ERP, logistyką i księgowością 

W mniejszych sklepach wiele procesów można obsłużyć bezpośrednio z poziomu panelu administracyjnego sklepu. Dzięki temu sprzedawca może poświęcić swój czas na rozwijanie firmy i skalowanie sprzedaży. 

Sytuacja zmienia się jednak wraz z rozwojem firmy. Pojawia się większa liczba zamówień, konieczność zatrudnienia nowych pracowników oraz rozbudowy magazynu. Wiele firm decyduje się także na uruchomienie nowych kanałów sprzedaży (np. marketplace), lub rozszerzenie działalności o kolejne sklepy internetowe.  

Wraz ze wzrostem skali biznesu pojawia się potrzeba integracji sklepu z nowymi systemami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie. Najczęściej konieczna jest integracja z ERP (Enterprise Resource Planning), czyli systemem do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, który integruje w jednym miejscu kluczowe obszary firmy, takie jak sprzedaż, magazyn i logistyka, księgowość czy zarządzanie klientami. 

Przykładowo, gdy właściciel posiada więcej niż jeden sklep, dane o zamówieniu ze sklepu A i B trafiają do ERP, gdzie następuje dalsza obsługa operacyjna, bez konieczności przenoszenia się między dwoma platformami. Dzięki temu firma ma pełną kontrolę nad procesem realizacji zamówienia, a wszystkie dane sprzedażowe znajdują się w jednym miejscu.  

Integracja platformy e-commerce z systemem ERP pozwala więc połączyć sprzedaż internetową z operacyjnymi działaniami przedsiębiorstwa. Dzięki temu dane o zamówieniach, stanach magazynowych i dokumentach są zsynchronizowane automatycznie między sklepem, a systemem używanym w firmie. Codarius oferuje elastyczne modele integracji z systemami. 

Z kolei wybierając pakiet Growth i Enterprise lub rozwiązanie customowe, otrzymujesz ekstra możliwość oszacowania i wyceny integracji z dowolnym systemem, którą wykona zespół programistów naszego partnera GOTOMA Software House. 

E-commerce jako spójny model sprzedaży 

Choć sprzedaż internetowa może wydawać się prostym procesem, w rzeczywistości składa się z wielu etapów. Najwięcej pracy odbywa się już po złożeniu zamówienia przez klienta – na etapie realizacji, przygotowania wysyłki oraz obsługi dokumentów sprzedażowych. 

Dzięki nowoczesnym platformom e-commerce proces jest szybki i prosty. Automatyzacja ogranicza pracę człowieka do minimum, a sprzedawca może zarządzać całym procesem nie opuszczając nawet panelu administracyjnego.  

W wielu firmach sklep internetowy jest jednak częścią jednego większego systemu sprzedaży. Dlatego coraz większe znaczenie ma integracja platformy e-commerce z innymi narzędziami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie, takimi jak systemy ERP, logistyka czy oprogramowanie księgowe. 

Spójny ekosystem sprzedaży pozwala właścicielowi firmy osiągnąć między innymi: 

• większą kontrolę nad biznesem, 

• oszczędność czasu, 

• spójność danych, 

• łatwiejsze skalowanie biznesu, 

• lepszą analizę sprzedaży, 

• klarowność procesów. 

Brak integracji sklepu z innymi systemami może prowadzić do wielu problemów. Jednym z najczęstszych jest niespójność danych magazynowych i cenowych, która może skutkować sprzedażą produktów niedostępnych w magazynie i negatywnie wpływać na zaufanie klientów. 

Platforma Codarius została zaprojektowana tak, aby wspierać zarówno firmy, które chcą obsługiwać sprzedaż bezpośrednio z poziomu panelu administracyjnego sklepu, jak i te, które korzystają z rozbudowanych systemów zewnętrznych, takich jak ERP. 

Dzięki temu każdy właściciel sklepu ma pełną kontrolę nad sprzedażą, ogranicza ryzyko błędów i oszczędza czas, a przy tym może rozwijać swój biznes w miarę potrzeb. 

Zobacz, jak Codarius może usprawnić proces realizacji zamówień w Twoim sklepie.

Skontaktuj się z nami lub sprawdź dostępne pakiety i wybierz rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojego biznesu.