Kody EAN w sklepie internetowym- co powinieneś wiedzieć?

Kody EAN to temat, z którym spotkał się każdy, kto choć raz próbował promować swój sklep internetowy w kampaniach produktowych od Google lub sprzedawać produkty na Allegro. A tak naprawdę, to z kodami EAN mamy do czynienia wszyscy, pora więc wyjaśnić o co właściwie z nimi chodzi. 

Do czego właściwie służą kody EAN? Przede wszystkim do tego, by identyfikować produkty na sklepie internetowym. Prędzej czy później każdy będzie musiał się zająć tym tematem, dlatego chcielibyśmy wyjaśnić dziś, czemu kody EAN są dla Ciebie takie ważne i czym właściwie one są.

Kody EAN – co to takiego?

Kod EAN to skrót od European Article Number, co oznacza Europejski Numer Produktu, który przypisywany jest indywidualnie do każdego produktu i składa się z numeru oraz kodu kreskowego. Mówiąc więc bardziej “ludzkim” językiem, kody EAN to znane nam wszystkim chociażby ze sklepów stacjonarnych kody kreskowe. Służą one do identyfikacji produktu (są unikalne dla każdego produktu), a co za tym idzie wykorzystywane są wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z listingami produktów – w sklepach internetowych, magazynowaniu, logistyce czy promowaniu produktów w różnego rodzaju marketplace’ach.

Przeszukując internet w poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie, czym jest kod EAN, możesz jeszcze natrafić na nazwę GTIN, która często używana jest zamiennie do EAN. GTIN to sam numer służący do identyfikacji produktu, zaś EAN jest jego graficznym odpowiednikiem (czyli kodem kreskowym). Każdorazowo zatem, gdy ktoś poprosi Cię o numer EAN, tak naprawdę chodzi mu o GTIN czyli cyfry, które znajdują się pod kodem kreskowym. Sam format GTIN używany jest w czterech strukturach: GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 i GTIN-14. Najczęściej używaną w Europie strukturą jest GTIN-13, który odzwierciedlony jest przez numer składający się z 13 znaków (a tak naprawdę 12, gdyż 13 jest liczba kontrolna). 

Do czego potrzebuję kodów EAN?

W dużym skrócie po to, aby móc identyfikować produkty. Jeśli wydaje Ci się, że skoro nie posiadasz stacjonarnego sklepu, to nie potrzebujesz kodów kreskowych (ponieważ nie skanujesz artykułów na kasie), to niestety musimy Ci wyprowadzić z tego błędu. Być może sam kod kreskowy nie jest Ci potrzebny, natomiast potrzebujesz numeru GTIN, po to aby produkty, które posiadasz mogły być wystawiane na zewnątrz. Google od 2016 roku wymaga, abyśmy kod EAN dołączyli do pliku produktowego udostępnianego w Google Merchant Centre. Bez tego produkty nie przejdą weryfikacji, przez co nie będzie możliwe udostępnianie ich w kampaniach produktowych. A jest to jeden z najskuteczniejszych sposobów promocji sklepu internetowego w wyszukiwarce Google. Podobnie zresztą jest z Allegro. W chwili obecnej bez kodu EAN nie można w ogóle wystawiać produktów w niektórych kategoriach. Jest to związane z możliwością późniejszej identyfikacji produktu (w przypadku wad), potwierdzenia zgodności produktu z normami unijnymi czy możliwością promocji artykułu w Allegro Ads. Podsumowując – bez kodów EAN, Twoje możliwości sprzedaży produktów stają się mocno ograniczone.

Jak powinien wyglądać kod EAN?

Kod EAN powinien się składać z dwóch elementów – kodu kreskowego (czyli właściwie kodu EAN) oraz numeru GTIN. W zależności od konkretnego rozwiązania, różnić się będzie liczba cyfr w tym kodzie – skupmy się na najpopularniejszym u nas standardzie EAN-13.

Przede wszystkim, kod EAN-13 składa się z 12 znaków numerycznych oraz cyfry kontrolnej (ostatni znak). Pierwsze 3 cyfry kodu to tak zwany prefiks – odpowiada on za kraj, w którym wykonany został towar. Następnie mamy 4-cyfrowy kod producenta, który jest indywidualnie przydzielany danemu wytwórcy. W przypadku producentów, którzy wiedzą, że będą produkować mniej towarów, możliwe jest przyznanie 5-cyfrowego kodu producenta. Pozwala to na bardziej efektywne wykorzystanie numerów. Wynika to z tego, że kolejnych 5 cyfr to tak zwany kod produktu. W przypadku standardowego kodu producenta możliwe jest więc przyznanie 99999 kodów EAN dla danego producenta. Ostatnią cyfrą jest wspomniana cyfra kontrolna, która – po dokonaniu odpowiednich obliczeń matematycznych – umożliwia sprawdzenie, czy dany kod jest prawidłowy.

Jak uzyskać kody EAN?

Skąd wziąć kod EAN? Sprawa jest prosta, jeśli sprzedajesz produkty wytworzone przez inną firmę – a zatem jesteś tylko dystrybutorem. Wtedy kod EAN powinien być do Ciebie dostarczony przez producenta. Znajdziesz go nie tylko na produkcie (w postaci kodu kreskowego) ale też w katalogach produktów, feedach produktowych czy cennikach. 

Nieco trudniej jest, kiedy produkt kodu EAN nie posiada. Może się tak zdarzyć, jeśli producent nie zadbał o uzyskanie kodów EAN albo jeśli sam jesteś producentem. Wtedy niezbędne jest nadanie takiego kodu samodzielnie. W jaki sposób to zrobić? Droga do uzyskania kodów EAN w Polsce jest tylko jedna i wiedzie przez firmę GS1 Polska, która jako jedyna w naszym kraju ma możliwość nadawania kodów EAN na produkty. Aby więc uzyskać taki numer, niezbędne jest zgłoszenie się do nich, celem otrzymania puli numerów EAN.

Czy nadanie kodów EAN jest darmowe?

Niestety nie. W pierwszej kolejności, należy uiścić opłatę rejestracyjną, która zależna jest od tego, jaką pulę kodów EAN potrzebujesz. Ceny netto takich opłat wahają się od 110,57 zł za pulę do 10 kodów EAN, aż do 3000 zł za przyznanie puli do 100 000 kodów. Drugą częścią opłaty są opłaty roczne za korzystanie z puli kodów EAN, które co ciekawe zależą od przychodów netto firmy ubiegającej się o taki kod. Tutaj ceny wahają się od 110,57 zł netto dla firm do 2 mln przychodu netto rocznie, aż do 4582,93 zł netto, w przypadku gdy Twoja firma odnotowała za zeszły rok przychód powyżej 500 mln zł. Nie są to małe kwoty, natomiast trzeba pamiętać, że dotyczą one wyłącznie producentów. Chyba że producent artykułu nie zamierza ubiegać się o kod EAN, a Ty bardzo go potrzebujesz. Możesz wtedy sam uzyskać taki kod, mimo faktu, że to nie Ty wyprodukowałeś daną rzecz. Poniżej znajdziecie aktualne cenniki od firmy GS1 na 2021 rok – dostępne są one również na stronie firmy.